وظایف مسول دفتر شهردار:
- تنظیم فهرست متقاضیان ملاقات با سرپرست مربوط و تعیین ساعات ملاقات برای آنها.
- تنظیم اوقات جلسات دفتر سرپرست مربوطه تشکیل می شود و مطلع ساختن مقامات شرکت کننده در جلسه.
- پیگیری امور ارجاعی از سوی سرپرست و ارائه گزارشات لازم به ایشان
- تهیه گزارشات لازم در زمینه فعالیتهای حوزه مربوط و ارائه به سرپرست.
وظایف مسئول روابط عمومی:
- مهمترین وظیفه روابط عمومی، شناخت افکارعمومی و نفوذ در آن برای جلب رضایت افکارعمومی نسبت به سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بیرون از سازمان دنبال می‌شود . بی‌تردید ، این وظیفه در قالب مجموعه‌ای از فعالیتهای ارتباطی صورت می‌گیرد که می‌توان آنها را تحت عناوین ارتباطات ، امور فرهنگی و نمایشگاهها ، انتشارات ، سنجش افکار , پژوهش و برنامه‌ریزی دسته‌بندی کرد. که در زیر به تشریح این وظایف می‌پردازیم.
- ۱ـ ۱ ـ ارتباطات
- سیاستگذاری ، برنامه‌ریزی و کاربرد شیوه ها و برنامه‌های مناسب برای انعکاس اهداف ، سیاستها ، فعالیتها ، برنامه‌ها و مواضع سازمان به مخاطبان ، رسانه‌ها و جامعه.
- گردآوری ، جمع‌بندی و تحلیل نظرها و دیدگاههای مردم ، نخبگان و رسانه‌ها در زمینه فعالیتهای سازمان و ارائه آن به مدیریت.
- تلاش برای تقویت هرچه بیشتر روحیه تفاهم بین کارکنان ، مدیران و همیت سازمانی و زمینه‌سازی برای برقراری ارتباطات بین آنان.
- تکریم از ارباب رجوع و آموزش کارکنان در انجام فعالیت های ارتباطی با ارباب رجوع
- عضویت و شرکت در جلسه‌های مهم سازمان به منظور آگاهی از سیاستها ، خط مشی‌ها ، برنامه‌ها و روند فعالیتها و نیز آگاهی از نتایج سایر نشستها و گردهمایی‌ها و جلسه‌ها.
- تدوین” تقویم جامع ارتباطات سازمانی ”در قالب ملاقاتها و بازدیدهای مسئولان سازمان با شخصیتهای حقیقی و حقوقی ، کارکنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولی و تلطیف روابط و تنظیم افکار عمومی.
- تدارک تمهیدات و اقدامات لازم برای راهنمایی ارباب رجوع و تسهیل دسترسی به مراکز و مسئولان سازمان.
- برنامه‌ریزی و اطلاع‌رسانی به مردم درباره عملکرد سازمان به انگیزه تنویر افکار عمومی.
- تدوین برنامه سالانه مصاحبه‌های مسئولان سازمان با مطبوعات ، متناسب با اولویتهای سازمانی و نیازهای افکار عمومی.
- تهیه و تنظیم اطلاعات پایه‌ای از سازمان برای ارائه به مراجعان و میهمانان سازمان به زبانهای مختلف.
- ایجاد ارتباط احسن با مطبوعات ، رادیو ، تلویزیون و خبرگزاری‌ها و بهره‌برداری بهینه از آنها برای اطلاع‌رسانی به مردم.
- ۱ـ ۲ ـ امور فرهنگی و نمایشگاهها
- مشارکت در برگزاری سمینارها و گردهمایی تخصصی و عمومی سازمان.
- پوشش تبلیغی ساختمانها و فضاهای عمومی سازمان در گرامیداشت ایام و مناسبتهای ویژه.
- تدوین و اجرای طرح جامع تبلیغات برای فضاسازی فرهنگی- تبلیغی در ساختمانها و محوطه‌ها.
- مدیریت نمایشگاهها (سالانه ، دایمی و …) در خارج و داخل سازمان.
- طراحی و تولید هدایای تبلیغاتی برای اهدا به مخاطبان (متناسب با سلایق و علایق قشرها).
- تهیه ، تدوین و اجرای تقویم مراسم داخل سازمان.
- راه‌اندازی اتاق انتظارات سازمان.
- تولید و سفارش ساخت آگهی‌های تلویزیونی و فیلم های مورد نیاز برای تبلیغ عملکرد و مستندسازی‌سازمان.
- ۱ـ ۳ ـ انتشارات
- تدوین کتب ، جزوه‌ها و تهیه مواد انتشاراتی به منظور معرفی سازمان.
- گردآوری و نشر اطلاعات ، اخبار و گزارشهای مربوط به سیاستها ، فعالیتها ، طرحها و برنامه‌ها ، باشیوه‌ها و قالبهای مؤثر و مناسب.
- تدوین و انتشار خلاصه عملکرد سالانه سازمان برای ارائه به افکار عمومی.
- انتشار نشریه داخلی و برون سازمانی .
- ۱ـ ۴ـ سنجش افکار
- تهیه گزارشهای تحلیلی ادواری (ماهانه/ فصلی/ سالانه) از افکار عمومی داخل و خارج از سازمان برای ارائه به مدیریت.
- نقد و بررسی بازتاب فعالیتهای سازمان در نظر اقشار مردم بویژه نخبگان، رسانه‌ها و دستگاه ها از یکسو و مدیران و کارکنان ازسوی دیگر و ارائه گزارش آن به مدیریت.
- سنجش افکار عمومی درون سازمانی به منظور بازیابی مسائل و ارائه راه کارهای مناسب به مدیریت.
- طراحی و اجرای نظام گردآوری پیشنهادهای کارکنان به منظور ترغیب کارکنان به مشارکت هرچه مؤثرتر در بهبود جریان امور سازمان.
- ۱ـ ۵ـ پژوهش و برنامه‌ریزی
- تهیه گزارشهای عملکرد دوره‌ای از فعالیتهای روابط عمومی.
- نوآوری ، خلاقیت و طراحی فعالیتهای جدید در قلمرو وظایف روابط عمومی.
- نظارت و ارزیابی فعالیتها و اعمال نتایج حاصل در برنامه‌ها و فعالیتهای آتی.
- طراحی و برنامه‌ریزی برای ارتقاء کلیه اموری که به رشد کمی و کیفی ارتباط و همدلی بین سازمان ، مردم ، دستگاهها ، مدیران و کارکنان با یکدیگر بیانجامد.
- ۶-۱- تبلیغات
- طراحی و چاب انواع تبلیغات محیطی اعم از: بنر, پلاکارد, پوستر,استند,بروشورو تراکت
- طراحی پانل های نمایشگاهی
- طراحی و چاب پاپ آپ و کانترهای نمایشگاهی
- ۷-۱- سمعی بصری
- تصویربرداری از کلیه مراسم ها , افتتاحیه , نمایشگاه و همایش ها
- عکاسی از مراسم ها , جشن ها , افتتاحیه , نمایشگاه و همایش ها
- تدوین و تهیه کلیپ , تیزر و…
- ارشیو عکس و تصاویر
- تهیه گزارش تصویری
- ارائه گزارشات مصور به مناسبت های مختلف
- ضبط برنامه های خبری و مصاحبه های رادیو و تلویزیونی